HOE DOCUBIRD WERKT
Minder tijd kwijt aan documenten. Meer tijd voor echt werk.
Docubird brengt je Microsoft 365-documenten samen in één overzicht. Je zoekt op wat je nog wél weet, opent direct de juiste versie en werkt verder zonder omwegen.
✓ Werkt in de browser
✓ Blijft binnen Microsoft 365
IN DRIE STAPPEN
Van vraag naar document, zonder speurwerk.
Docubird voegt geen ingewikkelde werkwijze toe. Het maakt de omgeving die je al gebruikt overzichtelijker en sneller bereikbaar.
Open Docubird in je browser
Log in met je bestaande Microsoft-account. Installeren of een nieuwe mappenlogica aanleren is niet nodig.
Zoek met herkenbare gegevens
Gebruik bijvoorbeeld een klantnaam, jaar, onderwerp of documenttype. Docubird zoekt door SharePoint, Teams en OneDrive tegelijk.
Controleer en werk direct verder
Bekijk de preview, metadata en versiehistorie. Zo weet je sneller dat je het juiste bestand voor je hebt.
TIJDWINST IN DE PRAKTIJK
Elke zoekactie wordt korter. Je werkdag rustiger.
De winst zit niet alleen in sneller zoeken. Je hoeft minder vaak collega’s te onderbreken, minder locaties te openen en niet te twijfelen over de juiste versie.
Eén zoekveld
Doorzoek meerdere Microsoft 365-locaties vanuit hetzelfde overzicht.
Minder klikken
Previews en metadata geven context voordat je een bestand opent.
Minder vragen
Collega’s vinden zelfstandig wat ze nodig hebben, ook buiten hun vaste dossiers.
Meer focus
Je blijft in je taak in plaats van af te dwalen door mappen en versies.
JE BESTANDEN BLIJVEN WAAR ZE ZIJN
Eén ingang voor SharePoint, Teams en OneDrive.
Docubird vormt een overzichtelijke laag boven op je bestaande Microsoft 365-omgeving. Documenten worden niet naar een los platform gekopieerd: je huidige rechten en opslag blijven leidend.
SharePoint
Teams
OneDrive
Outlook & Office
WAT JE DAGELIJKS GEBRUIKT
Alles wat helpt om direct door te werken.
Geen overdaad aan functies, maar praktische hulpmiddelen op de momenten waarop je ze nodig hebt.
ZOEKEN
Vind op inhoud en context, niet alleen op bestandsnaam.
Combineer klant, periode, onderwerp en documenttype. Zo blijft een bestand vindbaar, ook als de exacte naam onbekend is.
Preview vóór openen
Controleer snel of je het juiste document hebt zonder je werkritme te verlaten.
Versies met context
Zie welke versie actueel is en wat eraan voorafging.
Metadata die helpt
Leg vaste kenmerken vast voor structuur, filters en toekomstig gebruik met Copilot.
HERKENBAAR?
Voor de momenten waarop wachten geen optie is.
· EEN KLANT BELT
Antwoord terwijl je de klant spreekt
Zoek op naam, jaar en documentsoort en open direct de relevante preview.
· EEN COLLEGA IS AFWEZIG
Werk zelfstandig verder
De structuur en metadata geven genoeg context om een dossier te begrijpen zonder uitleg vooraf.
· EEN DEADLINE NADERT
Controleer sneller de juiste versie
Bekijk versiehistorie en kenmerken voordat je een document deelt of verwerkt.
VERTROUWD EN BEHEERSBAAR
Je documenten blijven van jouw organisatie.
Docubird sluit aan op je bestaande Microsoft 365-omgeving. Opslag, toegangsrechten en beheer blijven daar geregeld.
Single sign-on
Inloggen met het Microsoft-account dat je al gebruikt.
Bestaande rechten
Microsoft 365 blijft bepalen wie welke informatie mag zien.
Geen losse kopieën
Bestanden blijven opgeslagen in je eigen Microsoft 365-tenant.
VEELGESTELDE VRAGEN
Goed om vooraf te weten.
De belangrijkste antwoorden over starten, zoeken en het beheer van je documenten.
Moeten we onze documenten verplaatsen?
Nee. Docubird werkt als een overzichtelijke laag boven op je bestaande Microsoft 365-opslag. Je bestanden blijven in je eigen omgeving.
Moet er software worden geïnstalleerd?
De DMS-omgeving gebruik je via de browser. Je logt in met je bestaande Microsoft-account.
Kan ik zoeken als ik de bestandsnaam niet weet?
Ja. Je kunt zoeken met gegevens die je wel kent, zoals klant, jaar, onderwerp of documenttype.
Blijven onze bestaande toegangsrechten gelden?
Ja. De rechten die binnen Microsoft 365 zijn ingericht, blijven bepalend voor wat gebruikers kunnen zien en doen.
Hoe snel kunnen medewerkers ermee werken?
De werkwijze sluit aan op Microsoft 365 en is bewust eenvoudig gehouden. Tijdens een demo kun je zien hoe dit aansluit op jullie eigen omgeving en processen.
© Zoekenisvinden. Alle rechten voorbehouden.